Am 29.04.2010 reichte der Archiv e.V. in Kooperation mit dem Kommunalen Immobilien Service (KIS) einen Antrag auf Baugenehmigung in der Stadtverwaltung ein. Aufgrund erheblicher bürokratischer Hürden, wie etwa der Erstellung umfangreicher Gutachten, welche nach diversen Nachforderungen und zusätzlichen Auflagen wiederholt modifiziert werden mussten, wurde bis heute keine Baugenehmigung erteilt. Diese ist jedoch seitens der Stadtverwaltung zur zwingenden Voraussetzung für den Weiterbetrieb des Archivs über das Jahresende 2010 hinaus erklärt worden.
Hinsichtlich der Zusammenarbeit zwischen der genehmigenden unteren Bauaufsichtsbehörde der Stadtverwaltung (SV) Potsdam, des Landesamtes für Umwelt, Verbraucherschutz und Gesundheit (LUVG), das eine Stellungnahme zum Sanierungsvorhaben abgeben muss und dem Archiv e.V. ist festzustellen, dass einer einvernehmlichen Einigung nach alle Nachforderungen sowohl durch die SV als auch durch den Archiv e.V. bedient sind. Das LUVG sicherte im persönlichen Gespräch die zur Erteilung einer Baugenehmigung benötige Stellungnahme bis spätestens zum 23.12.2010 zu.
Im Hinblick auf die Äußerungen der Beigeordneten für Bildung, Kultur und Sport – Frau Dr. Magdowski – im Hauptausschuss vom 08.12.2010, dass der KIS für die Sanierungsarbeiten im Archiv allein verantwortlich sei und dass die veranschlagten Baukosten höher als bisher erwartet seien, nämlich 500.000€ statt 225.000€, ist festzustellen, dass 1. laut Mietvertrag der Archiv e.V. die volle Verantwortung für sämtliche Sanierungsarbeiten am Gebäude zu tragen hat, dabei jedoch mit dem KIS kooperiert und das 2. die Kosten nicht höher ausfallen als erwartet. Der Archiv e.V. hat stets in transparenter Manier darauf hingewiesen, dass die für eine Brandschutzsanierung anfallenden Kosten sich auf circa 375.000€ belaufen werden. Dies lässt sich aus Sitzungsprotokollen des Kulturausschusses (17.09.2009) sowie des Jugendhilfeausschusses (24.09.2009) nachweisen. Die Erhöhung der Kosten auf circa 500.000 € entspringt aus zusätzlichen Auflagen seitens der unteren Bauaufsichtsbehörde sowie der Erhebung nachträglich notwendig gewordener Gutachten. Diese Zusatzkosten wurden vom Archiv e.V. stets offen kommuniziert und waren in der SV hinlänglich bekannt.
Bezüglich der Baukosten muss zudem erläutert werden, dass die bisherige Zuwendung über 225.000€ voraussichtlich knapp ausreichen wird, um eine Brandmeldeanlage im gesamten Gebäude zu installieren, sowie das Erdgeschoss im brandschutztechnischen Sinne zu ertüchtigen. Damit wäre zumindest der Veranstaltungsbetrieb des Archivs gesichert. Zur Ertüchtigung des restlichen Gebäudes wird die bislang noch nicht zur Verfügung stehende Rest-Summe von 375.000€ mittelfristig schrittweise nötig werden.
Der Archiv e.V. steuert über seine alltägliche Arbeit hinaus, die sich seit 16 Jahren auf etwa 15.000 ehrenamtliche Arbeitsstunden pro Jahr beläuft, 10.000€ Eigenmittel, sowie umfangreiche Eigenbauleistungen in Höhe von etwa 50.000€ zu den Sanierungsarbeiten bei. Zudem werden aktiv Spenden gesammelt und diverse ambitionierte Bestrebungen betrieben, um zusätzliche Eigenmittel zu akquirieren, was allerdings ob der jährliche Kündigungsklausel im Mietvertrag überaus schwierig und kaum Erfolg versprechend ist.
Vor kurzem beauftragter der Oberbürgermeister Frau Dr. Magdowski mit der Umsetzung der zahlreichen Stadtverordneten-Beschlüsse zum „Erhalt des soziokulturellen Zentrums Archiv“ (08/SVV/0907 vom 15.10.2008, 09/SVV/0868 vom 07.10.2009, 09/SVV/1081 vom 02.12.2009, 09/ SVV/0959 vom 02.12.2009). Nur unter offenkundigem und freimütig gegenüber dem Archiv e.V. eingestandenem Unwillen kommt Frau Dr. Magdowski dieser Aufgabe nach. Zwar ist der Verein durchaus zu einer Kooperation mit der Beigeordneten bereit, wird allerdings bei anhaltender Unwilligkeit und autoritärer Verhaltensweise ihrerseits gründlich prüfen müssen, ob die Basis zur Zusammenarbeit überhaupt gegeben ist. Jeder weitere Versuch, den Archiv e.V. als verantwortlichen Gesprächsteilnehmer auszuschalten, wie im Hinblick auf die angebliche „Zuständigkeit des KIS für die Sanierung des Archivs“ im Hauptausschuss vom 08.12.2010 geschehen, kann und darf vom Verein nicht toleriert werden.
Der Archiv e.V. wird sich auch weiterhin um einen konstruktiven Dialog mit den unterschiedlichen Stellen der Stadtverwaltung bemühen, der auf gleichgestellter Augenhöhe stattfindet und befreit ist von dekonstruktiver und autoritäter Bevormundung.